Produktion og anvendelse af ledelsesinformation på handicapområdet

For at kunne styre økonomien og indsatserne på handicapområdet er der brug for viden og overblik. En ny rapport kortlægger, hvordan ledelsesinformation produceres og anvendes i 11 kommuner.

Indhold

Rapporten formidler første del af et større forskningsprojekt om digitale systemers rolle i produktion af ledelsesinformation i kommuner. Formålet med rapporten er at kortlægge, hvilke muligheder der er for at producere ledelsesinformation, og hvordan ledelsesinformationen anvendes på det kommunale voksenhandicapområde inden implementeringen af et nyt digitalt sagsbehandlingssystem (DHUV – Digitalisering af Handicap og Udsatte Voksne-området). Rapporten udgør således sammenligningsgrundlaget for den fremtidige dataindsamling og analyse, der vil blive foretaget efter implementeringen af DHUV.

Kommunerne anvender ledelsesinformation i flere forskellige sammenhænge og til flere forskellige formål. Dog bliver ledelsesinformationen i særlig grad brugt til at styre kommunernes økonomi. Dette skal ses i sammenhæng med, at mange kommuner efter Kommunalreformen i 2007 oplevede problemer med dels at få overblik over opgaver overtaget fra amterne, dels at få overblik over kommunens samlede borgere, indsatser og serviceniveau.

En måde at styre økonomien på er ved at følge tilgang og afgang til ydelser tæt. Dette er særlig relevant på handicapområdet, da enkelte dyre sager kan have stor betydning for det samlede budget. Derfor har de fleste kommuner udviklet en form for prognoser (demo-grafiskema) for tilgang af brugere. På den måde har voksenhandicapafdelingen overblik over, hvilke borgere der fylder 18 år, og som de derved får ansvaret for.

Rapporten er første del af et større forskningsprojekt finansieret af Forskningsrådet for Samfund og Erhverv (FSE) om digitale systemers rolle i produktion af ledelsesinformation i kommuner.

Analysen er foretaget på basis af 34 kvalitative interview med sagsbehandlere, økonomimedarbejdere og chefer i 11 forskellige kommuner.

Konklusion

Det varierer, hvor meget og hvilken type ledelsesinformation de 11 kommuner har. Dog har alle kommuner informationer, som lever op til kravene til registrering i den autoriserede kontoplan. Det betyder, at alle kommuner har information om alle bevillinger fordelt på en overordnet differentiering mellem tre borgerkategorier og som minimum en viden om udgifterne fordelt efter paragraffer under disse kategorier. Derudover er det i langt de fleste kommuner muligt at se, hvilke bevillinger den enkelte borger har fået, samt hvilken paragraf der er bevilget efter.

Mens nogle kommuner kun lige har overblik over de lovpligtige kategorier, producerer andre kommuner yderligere ledelsesinformation. Eksempelvis information om borgeres diagnose, udviklingen i klagesager mv.

Der er også stor varians i, hvordan kommunerne producerer ledelsesinformation. Mens nogle kommuner kan producere ledelsesinformation gennem udtræk fra digitale systemer, benytter andre sig af selvfremstillede Excel-ark. Atter andre har slet ikke udarbejdet en metode til at producere visse former for ledelsesinformation. Her vil information om eksempelvis den samlede udgift på en bestemt paragraf kræve en manuel gennemgang og optælling af borgersager eller blot bero på et skøn.

Kvaliteten af ledelsesinformation er afhængig af den data, ledelsesinformationen bygger på. Ifølge de interviewede kan især to ting påvirke pålideligheden af data. Dels fejl i forbindelse med registreringen af information, dels forhold ved de borgere, om hvem der skal registreres. 

Foruden fejl i forbindelse med registreringen kan pålideligheden af data også blive påvirket af borgerens fysiske såvel som psykiske omskiftelighed. Borgere kan have gode og dårlige dage, hvilket betyder, at beskrivelsen af dem samt den information, sagsbehandlerne indtaster, vil variere afhængigt af, hvornår vurderingen foretages.

Den ledelsesinformation, som kommunerne har i dag, bruges primært til at styre økonomien samt skabe overblik over kommunens samlede borgere, indsatser og serviceniveau. Ledelsesinformation bruges også til at forklare eventuelle budgetoverskridelser, såfremt der er markante økonomiske udsving undervejs i eller hen over årene. Endelig bruger flere kommuner ledelsesinformation til at undersøge, hvorvidt der er basis for at åbne nye behandlingstilbud.

Metode

Rapporten bygger på interview foretaget i 11 kommuner i perioden januar til oktober 2012. Vi henvendte os til de kommuner, der i starten af 2012 på Socialstyrelsens kort stod opført som Vil anvende Voksenudredningsmetoden og Vil måske anvende Voksenudredningsmetoden.

I de 11 kommuner blev der foretaget 34 interview med forskellige typer af medarbejdere. Dels sagsbehandlere, der visiterer/indstiller til botilbud, dels økonomimedarbejdere, der producerer oversigter over borgere, priser på tilbud mv. Og dels chefer/medarbejdere, der er ansvarlige for at levere information til det politiske niveau.